O que é razão social?
A razão social de uma empresa (ou nome empresarial) é o nome legal sob o qual a empresa está registrada nos órgãos governamentais e comerciais, como Junta Comercial do Estado, cartórios e Receita Federal. Este é o nome que identifica a empresa perante a lei, e é utilizado em documentos legais, contratos, faturamentos e em todas as transações comerciais.
A razão social geralmente reflete o tipo de negócio que a empresa realiza. É um direito garantido pela Constituição Federal e pelo Código Civil Brasileiro e torna-se tão importante quanto o CNPJ. Pode conter elementos como nome dos fundadores, natureza jurídica da empresa, atividade principal e outras informações relevantes.
A razão social deve obrigatoriamente informar o tipo de constituição legal:
- Microempresa (ME);
- Empresa de Pequeno Porte (EPP);
- Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI);
- Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada (LTDA);
- Sociedade Anônima (SA).
No caso do Microempreendedor Individual (MEI), a razão social obrigatoriamente é constituída pelo nome da pessoa + número do CPF (Cadastro de Pessoa Física).
Vamos citar um exemplo prático: Uma empresa de consultoria de tecnologia pode ter como nome empresarial “Tech Consultoria Ltda”. Caso seja uma empresa familiar, poderia ter uma razão social como “Souza & Filhos Comércio e Serviços Ltda”.
Qual a diferença entre razão social e nome fantasia?
Razão Social e Nome Fantasia, embora possam parecer que são a mesma coisa, possuem diferenças entre si.
O nome fantasia, que também é pode ser chamado como nome comercial, é o nome pela pela qual a empresa é conhecida pelo público, geralmente utilizada para fins de marketing, branding e para facilitar a identificação da empresa pelos clientes. Olhando para as multinacionais brasileiras, veja as diferenças entre nome fantasia e razão social:
- Razão Social: Coca-cola Indústrias LTDA.
Nome fantasia: Coca-cola.
- Razão Social: IBAC- Indústria Brasileira de Alimentos e Chocolates Ltda.
Nome fantasia: Cacau Show
Embora tenha seu valor na promoção de marca e na criação de uma identidade do mercado, o nome fantasia não deve ser utilizado como identificação legal em documentos oficiais.
Isto porque neste caso é o uso do nome de razão social que obrigatoriamente deve constar em notas fiscais e outros documentos legais.
É possível modificar a razão social de uma empresa?
Sim é possível alterar o nome de uma razão social a qualquer momento, porém é preciso estar atento às consequências e ações necessárias para evitar irregularidades.
A partir do momento que você modifica a razão social de uma empresa, todos os documentos que trazem a nomenclatura antiga devem ser atualizados, já que perdem a validade legal. Isso inclui notas fiscais, escrituras, comprovantes legais, contrato social, certificado digital, etc. O CNPJ será o mesmo.
É possível emitir certidões negativas para atestar a regularidade da razão social?
Não há uma certidão específica para atestar apenas a veracidade da razão social de uma empresa, mas há certidões que trazem um conjunto de informações e dados cadastrais da empresa solicitada. Veja abaixo onde emitir:
1. Junta Comercial
A Junta Comercial de cada estado disponibiliza a emissão de certidão simplificada, documento este que possui o extrato de informações atualizadas de uma empresa como: denominação/razão social; capital social, endereço, objeto social, quadro societário, filiais e último documento arquivado.
Por ser um documento público, qualquer pessoa pode solicitar. Para isso basta ter em mãos o CNPJ da empresa, preencher no site da Junta Comercial do estado onde está localizada a empresa a solicitação, pagar a guia e após a confirmação de pagamento, a certidão é gerada automaticamente. O valor da certidão varia de acordo com o estado onde o fornecedor está registrado. Para isso, é importante consultar como as coisas
- Junta Comercial do Acre
- Junta Comercial de Alagoas
- Junta Comercial do Amazonas
- Junta Comercial do Amapá:
- Junta Comercial da Bahia
- Junta Comercial do Ceará
- Junta Comercial do Distrito Federal
- Junta Comercial do Espírito Santo
- Junta Comercial de Goiás
- Junta Comercial do Maranhão
- Junta Comercial de Minas Gerais
- Junta Comercial de Mato Grosso do Sul
- Junta Comercial de Mato Grosso
- Junta Comercial de Pará
- Junta Comercial da Paraíba
- Junta Comercial de Pernambuco
- Junta Comercial do Piauí
- Junta Comercial do Paraná
- Junta Comercial do Rio de Janeiro
- Junta Comercial do Rio Grande do Norte
- Junta Comercial de Rondônia
- Junta Comercial de Roraima
- Junta Comercial de Rio Grande do Sul
- Junta Comercial de Santa Catarina
- Junta Comercial de Sergipe
- Junta Comercial de São Paulo
- Junta Comercial do Tocantins
2) Receita Federal
Ao acessar o site da Receita Federal qualquer cidadão consegue emitir gratuitamente uma certidão para confirmar os dados cadastrais da empresa, o que também inclui a razão social.
Neste caso para emitir a certidão, o passo a passo é simples:
- Acesse o site da Receita Federal;
- Digite o CNPJ da empresa no campo CNPJ;
- Clique na caixa de verificação “sou humano” e na sequência Consultar. Você terá acesso a todos os dados cadastrais do fornecedor assim como a razão social vigente;
- Caso queira uma versão impressa, clique no botão imprimir que se encontra ao final da página.
Por que é importante consultar se a razão social de um fornecedor está regularizada em uma homologação de fornecedores?
Embora pareça apenas mais uma informação no cadastro do fornecedor, é muito importante verificar se não há quaisquer problemas com a razão social utilizada pela empresa.
Se o fornecedor, por exemplo, alterou a sua razão social no passado, vale certificar que todas as alterações foram devidamente documentadas e refletidas nos contratos e registros comerciais, para evitar conflitos contratuais. Basta encontrar uma irregularidade neste quesito, e contratos comerciais podem ser considerados inválidos. Consequentemente, a empresa contratante estará se expondo a riscos legais e financeiros, acarretando inclusive problemas com emissão de notas fiscais, por exemplo.
Outro ponto que vale ressaltar: uma razão social que não corresponde às atividades comerciais principais do fornecedor, pode indicar que este parceiro comercial esteja realizando atividades não declaradas nos órgãos reguladores, o que torna essa conduta irregular.
Vamos tomar como exemplo um fornecedor com razão social “MetalTech Indústria de Componentes Ltda”, sugerindo que esta empresa atue na fabricação de componentes metálicos. No entanto, após uma auditoria é descoberto que este fornecedor não tem como atividade principal a fabricação, mas apenas a comercialização de componentes metálicos usados.
Como podemos observar o nome empresarial não faz alusão nenhuma à comercialização de produtos (para isso seria necessário que a razão social fosse MetalTech Comércio de Componentes Ltda, por exemplo).
Neste caso, pode-se levantar o alerta do porquê que este fornecedor possui um nome empresarial não condizente com as suas atividades principais. Além disso, por conta deste tipo de informação, o fornecedor pode a qualquer momento ter problemas com órgãos oficiais caso descoberto. Isso pode ocasionar para a contratante interrupção na cadeia produtiva, atrasos nas entregas e claro, riscos reputacionais ao negociar com empresas que possuem condutas duvidosas.
Como faço para automatizar a consulta da razão social durante a homologação de fornecedores?
Para ganhar agilidade na consulta de informações do seu fornecedor, o comprador pode se beneficiar da tecnologia, utilizando plataformas eficientes de Homologação e Gestão de Risco de Fornecedores – SRM.
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