Quais os benefícios de uma boa negociação em compras?
Uma boa negociação é a certeza de uma parceria de sucesso. Um fornecedor engajado tende a ser comprometido com os projetos da empresa também impacta positivamente nas metas que o comprador precisa alcançar.
Primeiro porque ao conhecer os objetivos e necessidades da empresa para determinado projeto um fornecedor comprometido busca realizar uma entrega com qualidade superior, atendendo aos critérios estabelecidos e com prazo de entrega mais confiável. Isso favorece a possibilidade de reduzir custos na negociação e mitigar riscos durante toda a vigência do contrato, possibilitando mais segurança na entrega.
O relacionamento entre as partes torna-se mais forte, confiável, onde o parceiro comercial está mais disposto a trabalhar junto para resolver quaisquer problemas que possam ocorrer durante a parceria, comprometendo com uma solução rápida que atenda as expectativas do contratante.
Quando não há um trabalho em parceria bem consolidado, o fornecedor pouco se compromete com os anseios da empresa. E critérios não atendidos impactam diretamente em toda a cadeia de suprimentos, em entregas atrasadas e consumidor insatisfeito.
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5 etapas para uma negociação bem sucedida com fornecedores
Negociar é uma arte e também um processo. Exige preparo e foco, por isso tenha em mente algumas estratégias e ações que podem auxiliar você a negociar melhor. Confira algumas práticas.
1. Defina quais objetivos você quer alcançar
O que você espera ganhar com esta negociação? Se você sabe onde quer chegar, o caminho pode ser mais simples. Por isso, definir objetivos claros e realistas antes de começar a negociar é essencial para obter êxito.
Essa etapa tende a auxiliar o comprador no gerenciamento de expectativas, trazendo mais previsibilidade tanto nos aspectos positivos como nos aspectos negativos.
2. Monte uma estratégia de negociação
Como citamos anteriormente, negociação não é improviso. Requer preparo, estudo e para isso é sim necessário montar uma estratégia de negociação para estar melhor embasado durante a conversa. Algumas ações podem lhe auxiliar, entre elas:
- Pesquise sobre o fornecedor, produtos ou serviços oferecidos;
- Avalie o quão importante este fornecedor é para a empresa e o quanto precisa dele para que seus objetivos de negócios não sejam prejudicados;
- Estabeleça o valor máximo que você está disposto a pagar pelo produto ou serviço;
- Tenha um plano B para contra argumentar, caso a negociação esteja indo por um caminho que você não estará satisfeito. É importante ter em mente o que você fará, caso não consiga o que quer.
- Identifique pontos fortes e fracos para a sua posição de negociação e como você pode montar uma argumentação a seu favor.
A partir disso você pode simular uma estratégia de negociação considerando todos os aspectos possíveis que envolvam o perfil daquele parceiro comercial específico. Mas lembre-se que a simulação é apenas uma parte da preparação. É importante também praticar sua comunicação e habilidades interpessoais em paralelo para obter maior eficácia.
3. Analise o potencial de crescimento do seu negócio por meio dessa parceria comercial
A contratação de um fornecedor não deve servir apenas para um cumprimento de demanda. Uma parceria eficaz reflete em maior participação da empresa no mercado, vantagem competitiva, aquisição de novos clientes e aumento de receita.
Por isso, o bom comprador já pensa lá na frente, principalmente se este fornecedor estará apto a acompanhar o crescimento da empresa e consequentemente do aumento das demandas.
Alguns pontos devem ser considerados nesse quesito, entre eles:
- Entenda as tendências do mercado e as necessidades do consumidor, para analisar se esta parceria realmente irá lhe auxiliar no atendimento das suas necessidades de negócio.
- Verifique quais vantagens esta parceria pode lhe oferecer para ajudar a sua empresa a gerar mais valor;
- Verifique se a sinergia desta parceria comercial poderá refletir em outros benefícios no futuro, principalmente na ampliação da oferta de produtos e serviços.
- Analise também se o fit cultural dos fornecedores são compatíveis. A compreensão da cultura, missão, visão e valores é crucial para formar parcerias que estejam alinhadas à filosofia da empresa contratante e promover o engajamento necessário para o atingimento dos objetivos.
4. Avalie o nível de criticidade do fornecedor
Medir o risco de fornecimento de uma empresa não é uma tarefa simples. Ao avaliar os riscos de uma parceria comercial leve em conta alguns aspectos:
Riscos Financeiros
Avaliar a saúde financeira do fornecedor é uma forma de prever possíveis cenários que possam prejudicar a cadeia de suprimentos do seu negócio.
Estar atento se o fornecedor corre o risco de falência, se tem cumprido seus compromissos financeiros, se possíveis dificuldades no fluxo de caixa não impactarão na falta de matéria-prima, são alguns dos pontos que podem ser analisados para deixar a transação mais segura.
Riscos regulatórios
Quais questões regulatórias podem afetar a parceria? Veja se o fornecedor está atuando em conformidade com a legislação ambiental, trabalhista, fiscal, tributária e outros aspectos que ache relevantes para não impactar o andamento da parceria no futuro.
Risco de integridade
Analise a integridade e confiança do seu parceiro, incluindo sua reputação no mercado com outros clientes atendidos, a capacidade de cumprir compromissos e seu histórico no mercado.
Assim você consegue avaliar se o fornecedor deixou de atender algum cliente por falhas nos processos internos, problemas de logística ou gestão que possam afetar a parceria de negócio.
Lembre-se que mesmo que não haja qualquer informação que desabone a conduta do parceiro comercial, monitorar regularmente o desempenho dos fornecedores pós-negociação é imprescindível para que independente do período, o serviço seja fornecido dentro do padrão de qualidade exigido e critérios previamente estabelecidos.
Leia também: Como proteger sua marca de riscos reputacionais
Riscos ocultos na gestão de fornecedores
5. Use a tecnologia a favor da negociação
Encurtar o ciclo de compras é um dos principais desafios de uma empresa. Por isso aposte em soluções que facilitam e aceleram o processo de homologação dos fornecedores e que possam ser integradas com outros sistemas já utilizados pela empresa.
Isso facilita a centralização de informações, o acesso restrito aos dados para deixar o processo mais seguro, a consulta de históricos com determinado parceiro, além de proporcionar um gerenciamento mais fácil das documentações e contratos.
Pense se em cada etapa do ciclo de compras você precisasse acessar uma planilha ou um local específico para consultar informações. A probabilidade de perder dados e ocorrerem ruídos de comunicação é grande e atrasa ainda mais o processo.
6. Esteja atento às cláusulas do contrato para o fechamento do negócio
As cláusulas de um contrato são a base de um acordo comercial, devendo refletir fielmente as expectativas e interesses dos envolvidos. Auxiliam a prevenir conflitos, possíveis prejuízos e definem regras e procedimentos e garantem o cumprimento das atividades.
O que não pode faltar em um contrato?
- Dados completos das partes envolvidas;
- Especificação clara do objetivo do contrato e das atividades que devem ser realizadas;
- Valor e forma de pagamento;
- Valor de multa em caso de rescisão do contrato (se aplicável);
- Condições para renovação ou desistência do contrato;
- Adequação às normas relacionadas à privacidade de dados (LGPD).
Certifique-se de que entenda claramente todas as cláusulas e de que elas reflitam o que foi acordado durante a negociação. Uma equipe jurídica pode lhe assessorar nesta etapa para esclarecer todos os pormenores que nem sempre estão explícitos em um contrato.
Quais skills são imprescindíveis para um bom negociador?
Um bom negociador se capacita, estuda, treina para estar cada vez mais afiado ao lidar com diferentes desafios em sua rotina. Algumas skills, se bem desenvolvidas, podem elevar a performance do profissional, entre elas:
1. Capacidade de análise
A capacidade analítica permite ao comprador avaliar todos os aspectos, incluindo as condições de mercado, os próprios objetivos e também necessidades do parceiro comercial.
Dessa forma, identifica oportunidades que podem ser exploradas durante a negociação, como a chance de obter descontos adicionais, condições mais favoráveis de pagamentos, alcançando resultados mais favoráveis.
Algumas ações que podem lhe auxiliar no aprimoramento da sua capacidade analítica:
- Tenha um olhar crítico para todas as informações, sendo mais observador e rigoroso;
- Aprenda a manipular dados, criar visualizações e identificar padrões;
- Desafie-se a pensar de maneira lógica e objetiva;
- Busque oportunidades de aprendizado em cursos, workshops ou materiais relevantes para analisar dados de forma mais consistente.
2. Empatia
Desenvolver a empatia durante a negociação ajuda a construir relacionamentos mais consistentes. Envolve compreender as perspectivas, necessidades, preocupações do seu parceiro comercial, procurando ver a situação pelos olhos do outro.
E para que isso seja possível, o primeiro passo é desenvolver a escuta ativa. Dê à outra parte o tempo necessário para a comunicação sem interrupções, faça perguntas para coletar ainda mais informações e confirmar se a mensagem que foi passada foi entregue corretamente.
Isso minimiza conflitos, gera confiança entre as partes, otimiza o tempo, e reforça o relacionamento interpessoal.
Vale destacar que nesse processo, também é importante que você esteja disposto a mudar a sua perspectiva e considerar a perspectiva do outro, procurando soluções que atendam as necessidades de todas as partes.
3. Habilidades de storytelling
As histórias têm uma maneira natural de atrair as pessoas e fazê-las ouvir, criando uma conexão com a outra parte. Por isso, o storytelling pode ser valioso na negociação, quando tentar apenas ser persuasivo de outras maneiras simplesmente não funciona.
Conte uma história de forma clara e concisa, enfatizando o ponto central da mensagem que quer passar. Para isso, utilize exemplos concretos e certifique-se que sua história se conecta com a situação atual da negociação e ajude a ilustrar seu ponto de vista.
E não menos importante: use e abuse dos dados ao contar sua história. O “Data Storytelling” fortalece sua credibilidade e apoia a sua argumentação. Por isso escolha informações que sejam fáceis de entender, apresente-os de forma clara e atrativa (pode utilizar gráficos, por exemplo), e aproveite os dados para destacar as soluções que você está propondo.
Conclusão
Um comprador que sabe negociar pode trazer muitos benefícios para o negócio. Uma negociação conduzida de forma que todos saem ganhando promove a satisfação do parceiro comercial e também reflete no alcance dos resultados e metas do comprador que pode contar com um fornecedor engajado em todo o processo.
Mas uma negociação eficiente não se faz de improviso, pelo contrário. Algumas etapas se levadas em conta previamente auxiliarão o comprador a estar mais preparado.
Por isso, definir os objetivos que quer alcançar, montar uma estratégia de negociação, avaliar o potencial de crescimento do seu negócio por meio dessa parceria, avaliar o nível de criticidade do fornecedor, e analisar criteriosamente as cláusulas do contrato envolvidas são algumas das etapas que envolvem uma negociação eficiente.
Para obter ainda mais êxito, é importante que o comprador se comprometa com o desenvolvimento de skills que elevarão a sua performance no processo. Aprimorar a capacidade analítica, desenvolver empatia e habilidade de storytelling proporcionarão diferenciais competitivos.
A tecnologia também pode caminhar ao lado do comprador como uma grande aliada na hora de homologar fornecedores.
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